Al giorno d’oggi gestire un’attività è sempre più impegnativo e complicato: migliaia di documenti vengono impilati anno dopo anno rendendo impossibile la vita degli impiegati e degli archivisti. Nel momento in cui serve una pratica non si sa dove cercarla e la conclusione è la perdita di tempo preziosissimo.
Per fortuna sono stati pensati e sviluppati software appositi per la gestione dei propri clienti e della fatturazione.
Cosa sono i software gestionali
I software gestionali sono dei programmi adatti ad ogni computer e ad ogni sistema operativo che consentono di gestire elenchi di clienti, fornitori, scadenze e fatture evitando l’accumulo di materiale cartaceo negli infiniti cassetti dei magazzini.
I programmi per clienti e fatture permettono di conservare ogni dato al sicuro nei computer dell’azienda. La sicurezza è l’obiettivo primario di questi software, insieme alla facilità d’uso, infatti, i programmi sviluppati sono 100% user friendly, questo significa che l’utente che utilizza queste piattaforme non avrà problemi a intuire come inserire documenti, come trovarli, come creare elenchi, come stamparli o trasferirli.
Come funzionano
I software gestionali per la gestione di clienti e fatture permettono di organizzare, gestire e ricercare in modo rapido e semplice tutte le informazioni necessarie relative ai contatti registrati al suo interno. È molto importante per le attività aziendali tenere traccia della contabilità e della gestione delle fatture elettroniche.
Solitamente, questi software si presentano con una pagina totalmente personalizzabile e intuitiva dalla quale sarà possibile visualizzare ogni informazione necessaria sul cliente o sul documento in questione insieme a tutte le interazione tra questi dati e la tua attività.
Le funzionalità più avanzate consentono di registrare e memorizzare in appositi database ogni dato caricato.
Tipologie di software gestionali
I software gestionali esistenti sono i più vari e sono ormai in grado di accontentare qualsiasi esigenza.
Normalmente presentano una definita quantità di giga dedicati all’archiviazione, spesso questa memoria di partenza è gratuita e a questo viene aggiunta la possibilità di usufruire di un cloud. Inoltre è possibile tenere traccia di contatti, aziende, offerte, e-mail e codici di vario tipo. Con le funzionalità più avanzate di questi programmi è anche consentito tenere traccia del flusso di lavoro e di attività, dei calendari, dei possibili preventivi e fatture, dei cataloghi di prodotti e/o servizi, l’import-export, le valute e le tasse e, infine, le autorizzazioni di accesso.
Esistono anche impostazioni e piani dedicati alle chiamate da cui è possibile pianificarle, gestirle in ogni minimo dettaglio. La pianificazione comprende anche l’opportunità di creare promemoria, notifiche, ordine del giorno, settimana e mese all’interno di un’agenda dedicata insieme ad un possibile grafico di assenze e/o presenze.
Per quanto riguarda la gestione dei clienti, le odierne impostazioni consentono di amministrare ogni fase di contato con essi. Dal primo contatto, alle relazioni con i clienti stessi fino alle azioni, è tutto documentato nel software. È consentito pianificare le attività di vendita e gestione delle opportunità con assegnazione di compiti, note e promemoria. Per quanto riguarda la parte dedicata alle vendite, vi è un’automazione delle vendite con procedure prevalentemente rapide con il fine di creare preventiti, consegne, ordini con la possibilità di controllare statistiche e obiettivi relativi alla vendita. Tramite questi software non è solo possibile controllare le vendite, ma anche gli acquisti grazie allo presenza dello storico delle comunicazioni con i fornitori, i pagamenti e le relative fatture. Un’altra funzionalità molto utile e spesso indispensabile è la possibilità di gestire il magazzino con tanto di catalogo prodotti con i relativi listini, controllare le giacenze, le spedizioni e le ricezioni delle merci. Senza un programma apposito sarebbe scomodo e impraticabile avventurarsi tra migliaia di documenti sperando di trovare quello giusto, in questo modo non esiste la paura di perdere documenti ma neanche quella di essere disorganizzati e lenti.
Attraverso questi software è oltremodo fattibile la condivisione di file e documenti in modi diversi integrando altrettante piattaforme online come Google Drive, OneDrive e Dropbox.
Questi software sono normalmente presenti sia su PC che su tablet e smartphone.
I vantaggi
I vantaggi dei software gestionali sono molteplici. Essi permettono la gestione del flusso di lavoro raggiungendo un’ottimizzazione dei tempi di lavoro stessi all’interno di un’attività o di un’azienda, grande o piccola che sia. L’ottimizzazione del lavoro è parte anche dell’archiviazione dei documenti poiché nel momento in cui si necessita un file specifico i tempi di ricerca sono estremamente brevi e funzionali. In tutto ciò sono notevoli anche i benefici per l’ambiente circostante: la riduzione e la graduale eliminazione di documenti cartacei sostituiti con il digitale consentono al pianeta di salvaguardare più alberi senza dover più ricorrere alla deforestazione da parte dell’uomo.
Inoltre, con il tipo di organizzazione che permettono, consentono di restare sempre al passo coi tempi, con le scadenze, le consegne e gli appuntamenti: è un ottimo modo per organizzare ed organizzarsi al fine di svolgere un ottimo lavoro dall’inizio alla fine.
I migliori software gestionali
Esistono moltissimi software gestionali ed ognuno ha le proprie caratteristiche, ne esistono di gratuiti e a pagamento con tanti piani differenti e utili. Per capire quali sono i migliori software gestionali è bene comprendere qual è l’obiettivo dell’azienda e l’uso che si farebbe del software. Esistono software dedicati esclusivamente alla contabilità, software dedicati alle risorse umane per la gestione del personale, software usati prevalentemente per l’amministrazione e software gestionali integrati, solitamente adatti a realtà più organizzate e ampie. Questi ultimi differiscono dagli altri poiché non sono programmi che si occupano di un settore solo, ma sono totalmente personalizzabili su più fronti al fine di poter gestire specifiche e varie esigenze della propria attività.
In conclusione, i software gestionali sono paragonabili alle agende e agli archivi 3.0 del futuro: la comodità di usufruire di archivi e documenti in tempo reale e in modo immediato è un vero vantaggio per un’attività che ha necessità di essere sempre connessa e sempre aggiornata per i propri clienti e per le proprie esigenze.
